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Herausforderung
- Ineffizientes Anforderungs- und Bestellverfahren für den Materialbezug auf Baustellen (Direktanlieferung sowie „just in time“ – Belieferung) und Subunternehmerleistungen sowie überwiegend händisches Bestellverfahren für Lagermaterialien ohne digitalisierte Bestandsführung und -verfolgung. Folge: Ausgeprägtes Maverick Buying durch Projektleiter sowie unplanmäßige Geräteausfälle wegen fehlender Ersatzteile.
- Ineffiziente Prozesse in der Ablauforganisation führen zu langen Lieferzeiten für Ersatzteile und Selbstorganisation von Projekten/Werkstätten außerhalb festgelegter Unternehmensrichtlinien.
- Signifikante Qualitäts- und Effizienzverluste in der Materialwirtschaft sowie lokale Überbestände mit hoher Kapitalbindung als Sicherheitspuffer zur Abdeckung von Lieferzeiten und Vermeidung von unplanmäßigen Geräteausfällen.
- Fehlendes Kostenbewusstsein in der Materialwirtschaft; umständliche und lange Genehmigungswege auch für B- und C-Teile.
- Speziell im Einkauf fehlende Kompetenzträger mit Fachwissen, Verhandlungserfahrung und Durchsetzungsvermögen.
Vorgehensweise
- Roll-out von für alle drei Sparten einheitlichem Materialgruppenschlüssel
- Schaffung von Transparenz für direkte und indirekte Materialkosten über mehr als 30 Ländergesellschaften
- Design der strategischen Einkaufsorganisation, Identifikation von Bündelungsoptionen und Definition von Einkaufsstrategien mit Etablierung eines interimistischen Head of Strategic Purchasing sowie eines Program Office Managers zur Restrukturierung der Materialwirtschaft und des Einkaufs in den Ländergesellschaften (zugleich Senior Advisor to the Executive Board).
- Trotz im Aufbau befindlicher Organisation Übererfüllung der definierten Zieleinsparung von EUR 2,5 Mio. p.a.
- Bestandsaufnahme der Ist-Abläufe in zwei Landesgesellschaften (USA mit vielen Projekten und mittleren Auftragsvolumina sowie Vereinigte Arabische Emirate mit wenigen Großprojekten und sehr hohen Auftragsvolumina).
- Neukonzeptionierung der internen Abläufe in der Materialwirtschaft von der Anforderung über Ausschreibungsverfahren, Katalogverfahren und Einzelauftragsabwicklung bis zur Bestellung, Warenvereinnahmung und Rechnungsabwicklung als papierloser, SAP-basierter, digitaler Prozess einschließlich elektronischer Mengenverfolgung und digitalisierten Genehmigungsverfahren.
- Ausweitung des neuen Beschaffungsverfahrens auf den Ersatzteil- und Warenbezug von konzerninternen Gesellschaften sowie Ausrollung des Verfahrens in die in Deutschland beheimatete zentrale Projektorganisation für Auslandsprojekte (in Ländern, in denen keine eigene Niederlassung oder Tochtergesellschaft existiert).
Ausgewählte Ergebnisse
- International standardisierte Prozessabläufe in allen Landesgesellschaften mit einheitlicher Softwarenutzung (SAP Business One) und identischer IT-Unterstützung mit Bildschirmarbeitsplätzen in der jeweiligen Landessprache.
- Neuaufstellung der lokalen Einkaufsorganisationen durch Rekrutierung berufserfahrener Einkaufsleiter mit einschlägigen Fachkenntnissen im Tiefbau. Konsequente Arbeitsteilung zwischen Anforderung und Einkauf.
- Einführung eines neuen Berichtswesens mit monatlicher Messung des Einkaufserfolges. Realisierung von signifikanten Einsparungen im Einkauf und Reduzierung des Working Capital.
- Beschleunigung interner Abläufe mit kürzeren Lieferzeiten und gezieltem Abbau von Materialüberbeständen.
- Reduzierung von außerplanmäßigen Geräteausfallzeiten.
- Signifikante Verbesserung der internen Kommunikation mit zugleich dezentraler Verantwortung der jeweils handelnden Mitarbeiter entlang der Prozesskette. Vertreter-Regelung für Genehmiger zur Sicherung eines unterbrechungsfreien Bestellablaufs (Reduzierung der Bestellzeiten um 65%).
- Gemessener Einkaufserfolg aus strategischen Verhandlungen und Sourcing-Aktivitäten der Auslandsgesellschaften im mittleren einstelligen Millionenbereich.
Weitere Herausforderungen
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